Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Consiliul Municipal Leeds: cum să devii cel mai bun, cu mai puţin

Provocarea

Oferind servicii de asistenţă critice pentru 700.000 de cetăţeni, Consiliul municipal Leeds este a doua cea mai mare autoritate metropolitană din Regatul Unit. Şi doreşte să fie considerată cea mai bună – atât în privinţa calităţii serviciilor furnizate, cât şi a modului în care sunt livrate. Într-o epocă a austerităţii şi a reducerii cheltuielilor din sectorul public, este un obiectiv dificil.

Pe lângă faptul că dorea să îşi îmbunătăţească productivitatea reducând costurile de imprimare şi deşeurile, Consiliul trebuia să modifice şi modul în care persoanele accesau serviciile publice. Aşa cum explică Helena Phillips, Director servicii comune: „Comunicarea are loc din ce în ce mai mult pe canale digitale, aşadar provocarea cu care ne confruntăm este să oferim servicii mai bune cu bugete din ce în ce mai mici.”

"Prioritatea, pentru noi, a fost să implementăm o soluţie de imprimare inteligentă care ar economisi bani pentru Consiliu şi ne-ar permite să ne folosim timpul în alte scopuri."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Când a trebuit să identificăm zone ineficiente, serviciul de imprimare al Consiliului a fost candidatul evident. Imprimarea reprezintă o funcţie IT de bază pentru cei 12.500 de angajaţi, dar suita sa de dispozitive conectate în reţea şi autonome era dificil de gestionat şi întreţinut. Managerul de servicii de imprimare gestionate, Kirsty McCarthy îşi aminteşte că „Echipa mea pierdea zile întregi încercând să rezolve erori şi să reducă timpul de întrerupere. Prioritatea, pentru noi, a fost să implementăm o soluţie inteligentă care ar economisi bani pentru Consiliu şi ne-ar permite să ne folosim timpul în alte scopuri.”

Soluţia Canon

Colaborând strâns cu Consiliul, Canon a dezvoltat o soluţie de imprimare la nivel de organizaţie, numită PrintSmart. Aceasta a constat în 850 de dispozitive multifuncţionale (MFD) monocrome şi color şi o soluţie cu server fax integrat, toate într-un singur sistem de management.

"Canon şi-a asumat instantaneu mai degrabă rolul de partener strategic decât de furnizor."

Pentru a ajuta Consiliul să implementeze soluţia PrintSmart în numai şase luni, Canon a introdus programe de educaţie online şi video, cât şi un program de instruire pentru a crea „superutilizatori” care pot arăta colegilor din Consiliu cum se utilizează sistemul îmbunătăţit. În opinia managerului de service şi infrastructură, Andrew Byrom, „Canon şi-a asumat mai degrabă rolul de partener strategic decât de furnizor. Membrii echipei au fost complet dedicaţi şi ne-am depăşit limitele în fiecare zi, în special în faza dificilă de tranziţie. Tehnologia a fost atât de bună şi de uşor de folosit, încât oamenii au fost pur şi simplu încântaţi.”

Avantaje

PrintSmart a avut un impact financiar instantaneu – economisind pentru Consiliu aproximativ 30% din valoarea contractului anterior încă din primul an şi peste 400.000 £ până în prezent. Înlocuind suita de imprimante cu mai puţine dispozitive multifuncţionale rentabile, numărul de dispozitive de imprimare a fost redus cu 39%, ajungându-se la o reducere de 25% a volumului de imprimare numai în primul an. Economiile legate de mediu au fost la fel de impresionante. Cu o cantitate de 1.007.318 kg gaze cu efect de seră şi 18.139 de copaci salvaţi în primele 12 luni, Leeds este pe punctul de a deveni un oraş cu nivel redus de carbon.

"Îmbunătăţirea a fost spectaculoasă. Schimbările minore, precum vizibilitatea cozilor de aşteptare pentru imprimare şi accesul individual prin PIN vă garantează că documentele nu se pierd şi vă economisesc timp."

Şi productivitatea a crescut semnificativ – aşa cum explică Jo Miklo, director de administrarea afacerilor: „Îmbunătăţirea a fost spectaculoasă. Schimbările minore, precum vizibilitatea cozilor de aşteptare pentru imprimare şi accesul individual prin PIN, garantează că documentele nu se pierd şi economisesc timp în preluarea lor. Capacitatea de scanare uşoară a datelor ne permite, de asemenea, să răspundem mai rapid la solicitările cetăţenilor.” Timpul de nefuncţionare a fost practic eliminat şi, în opinia lui Andrew Byrom, cel mai clar semn al succesului este faptul că nu a primit nicio plângere de luni de zile.

Au fost aduse îmbunătăţiri majore securităţii datelor. Soluţia de fax avansată, de exemplu, utilizată pentru schimbul de informaţii între spitale şi şcoli, garantează faptul că informaţiile sensibile sunt tratate în siguranţă. Noile măsuri, precum accesul individual prin PIN şi ştergerea automată a lucrărilor de imprimare după 24 de ore, au dus, de asemenea, la îmbunătăţiri semnificative în acest domeniu.

Un consiliu digital

Cu ajutorul Canon, Andrew Byrom doreşte să reducă volumul de imprimare al consiliului cu încă cinci procente în fiecare an. Utilizând rapoartele de date detaliate ale sistemului, echipa sa va identifica departamentele în care se constată un comportament la imprimare costisitor şi va învăţa personalul cum să reducă imprimarea. Obiectivul este ca noua infrastructură de imprimare să genereze rentabilitate pe termen lung, astfel încât Consiliul să identifice alte zone de îmbunătăţire şi economii.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Regândind modul în care lucrăm, Canon ne-a ajutat să îi servim mai bine pe cetăţenii oraşului Leeds."

Succesul soluţiei PrintSmart în cadrul Consiliului a fost recunoscut intern drept un exemplu de implementare a proiectelor importante pentru companii. În opinia Helenei Phillips, „PrintSmart a facilitat imprimarea şi a transformat-o într-un instrument esenţial de lucru în epoca digitală. Regândind modul în care lucrăm, Canon ne-a ajutat să îi servim mai bine pe cetăţenii oraşului Leeds.”

Aflaţi mai multe

Contactaţi-ne

Descoperiţi cum vă putem ajuta să vă simplificaţi afacerea

Aflaţi mai multe