Acesta este unul dintre motivele pentru care protecţia datelor devine o prioritate tot mai mare pentru instituţiile, guvernele şi organizaţiile din toată Europa, de la un an la altul. Amploarea ameninţării a crescut exponenţial.

În noul raport de cercetare privind gestionarea informaţiilor am constatat că factorii de decizie din domeniul IT se confruntă cu încălcări frecvente ale securităţii şi conformităţii, patru din cinci raportând probleme de securitate în ultimul an. Aceste probleme au apărut chiar dacă s-a alocat mai mult timp securităţii informaţiilor şi conformităţii decât înainte de pandemie.

Apare astfel următoarea întrebare: au fost luaţi prin surprindere cei responsabili cu protejarea informaţiilor şi menţinerea conformităţii din cadrul organizaţiilor?

În acest articol, vom analiza motivele pentru care rolul factorilor de decizie din domeniul IT a devenit mai dificil – şi modul în care automatizarea îi va ajuta să gestioneze mai uşor securitatea informaţiilor şi conformitatea.

Infracţionalitatea cibernetică a devenit o problemă majoră. Se estimează că daunele aduse economiei mondiale au ajuns la 9,5 trilioane de dolari în 2024, comparativ cu doar 3 trilioane USD în 2015¹. În ultimii ani, digitalizarea accelerată a contribuit la acest fenomen, deoarece tot mai multe activităţi ale organizaţiilor – precum resursele umane şi raportarea financiară – se mută în mediul online.

Pentru a aborda aceste probleme, UE introduce noi cadre de reglementare. De exemplu, Directiva NIS2 va extinde legislaţia existentă² pentru a include mai multe industrii, obligând un număr mult mai mare de organizaţii din Europa să demonstreze că implementează şi respectă standarde mai ridicate de conformitate.

Acesta nu este un aspect pe care companiile îşi pot permite să îl ignore. În 2023, în UE au fost aplicate amenzi în valoare de aproximativ 2,1 miliarde de euro ca urmare a încălcărilor Regulamentului general privind protecţia datelor (GDPR)³.

În cazul organizaţiilor, menţinerea conformităţii este un proces mai complex, deoarece adoptarea unui mod de lucrul hibrid şi de la distanţă presupune ca tot mai multe date sensibile să fie accesate din afara biroului, aducând provocări legate de confidenţialitate şi securitate. Mulţi oameni nu respectă întotdeauna standardele de conformitate în domeniul securităţii informaţiilor, iar acest lucru reprezintă o ameninţare pentru securitatea cloudului şi poate duce la breşe de securitate şi atacuri cibernetice.

Prin urmare, nu este surprinzător faptul că sondajul nostru, realizat în rândul factorilor de decizie din domeniul IT, arată că securitatea reprezintă una dintre provocările majore, 60% dintre repondenţi incluzând-o în primele trei priorităţi ale organizaţiilor. Aceasta foloseşte o mare parte din resurse: jumătate din factorii de decizie din IT ne-au spus că securitatea informaţiilor le ocupă o parte semnificativă din timpul de lucru. De aceea, multe companii încearcă să prevină aceste probleme înainte ca ele să apară.

Când analizăm provocările cu care se confruntă factorii de decizie din IT în ceea ce priveşte securitatea informaţiilor şi conformitatea, este evident că modelele de lucru hibrid şi de la distanţă au creat noi riscuri de conformitate şi au afectat capacitatea organizaţiilor de a proteja informaţiile importante.

În viitorul apropiat, mediile de lucru hibride vor deveni „noul normal” pentru majoritatea organizaţiilor. 74% dintre experţi la nivel european se aşteaptă ca munca de la distanţă să devină noul standard⁴, ceea ce aduce provocări noi pentru securitatea informaţiilor.

Însă pentru factorii de decizie din IT, nu există o soluţie universală pentru aceste provocări. Angajaţii folosesc adesea servicii web sau tehnologii externe care nu sunt permise de companie. De asemenea, companiile nu ştiu dacă angajaţii îşi folosesc dispozitivele personale pentru a prelucra date sensibile, astfel că nu pot vedea ce documente sunt partajate şi către cine. Pe scurt, nu au vizibilitatea şi controlul de care au nevoie.

Când am întrebat factorii de decizie din IT cum intenţionează să îmbunătăţească mediile de lucru hibrid, 43% au spus că vor vizibilitate mai bună asupra utilizării software-ului de către angajaţi, iar 42% vor un control mai bun al modului în care angajaţii respectă procesele de conformitate. Speranţa este ca aceste măsuri să reducă problemele legate de securitatea datelor şi să asigure respectarea conformităţii de către angajaţi chiar şi atunci când lucrează de la distanţă.

Este evidentă nevoia de soluţii practice de securitate a informaţiilor şi de conformitate, adaptate la provocările actuale ale organizaţiilor.

Raportul nostru arată că mulţi factori de decizie din IT iau măsuri concrete pentru a creşte rezilienţa cibernetică a organizaţiilor şi pentru a facilita monitorizarea conformităţii. Aceasta confirmă recomandarea pe care o facem clienţilor noştri: pentru mai multă vizibilitate şi control este nevoie de un grad mai mare de automatizare.

Procesele manuale de conformitate se bazează pe faptul că angajaţii îşi amintesc să respecte standardele de conformitate când accesează, editează, distribuie sau şterg informaţii. Aceste procese pot fi supuse erorilor şi nu sunt întotdeauna uşor de dovedit în timpul unui audit. Astfel, 36% dintre factorii de decizie din IT spun că bănuiesc sau sunt conştienţi de faptul că angajaţii nu respectă întotdeauna regulile de conformitate, ceea ce poate reprezenta o ameninţare pentru securitatea datelor.

Automatizând unele aspecte ale gestionării informaţiilor prin gestionarea digitală a documentelor, factorii de decizie din IT pot urmări cu uşurinţă parcursul unui document în organizaţie. Se asigură astfel că informaţiile circulă conform traseului stabilit şi în siguranţă, fără pericolul ca acestea să ajungă în inboxul greşit.

53% din factorii de decizie din IT au implementat deja drepturi de acces automate, asigurându-se că angajaţii neautorizaţi nu pot accesa documente sensibile. 51% au aplicat automat termene de stocare pentru a se asigura că documentele sensibile sunt şterse în conformitate cu GDPR.

Totuşi, mai sunt şi alţi paşi de făcut. Când am întrebat factorii de decizie din IT ce procese au implementat pentru a controla anumite funcţii legate de documente, de la drepturi de acces la indexare, doar jumătate dintre organizaţiile întrebate chiar adoptaseră măsurile implementate cel mai des.

Nu este vorba despre o lipsă de voinţă din partea factorilor de decizie din IT de a creşte gradul de automatizare. Valoarea automatizării este evidentă pentru toţi cei care o adoptă şi toţi factorii de decizie din IT care folosesc cel puţin un proces automatizat spun că au observat avantajele acesteia.

Cu toate acestea, aşa cum demonstrează raportul nostru, între primele etape ale adoptării automatizării şi automatizarea avansată a fluxurilor de lucru pot apărea provocări semnificative. Depăşirea acestor provocări va deschide calea către noi niveluri de automatizare şi va contribui la rezolvarea problemelor de securitate a informaţiilor.

Ritmul schimbărilor tehnologice din ultimii ani a fost uimitor. Factorii de decizie din IT au acum numeroase oportunităţi şi au şansa să îşi pregătească organizaţia pentru niveluri avansate de automatizare.

Privite din această perspectivă, provocările de securitate a informaţiilor cu care se confruntă factorii de decizie din IT ar putea reprezenta o oportunitate pentru creşterea automatizării, transformând modul în care organizaţiile procesează informaţiile.

Instrumentele inovatoare de gestionare a informaţiilor sunt deja disponibile. Dar mai sunt multe provocări de depăşit înainte ca majoraitatea organizaţiilor să le poată folosi cu încredere pentru a eficientiza modul de lucru şi a adăuga valoare nouă.

Factorii de decizie din IT trebuie să-şi pregătească organizaţiile pentru viitor prin adoptarea automatizării şi extinderea procesului de transformare digitală. Pentru a reuşi acest lucru, au nevoie de un partener potrivit care să îi ajute să implementeze măsuri puternice de securitate şi conformitate care să poată fi adaptate la schimbările viitoare.

Descărcaţi acum raportul nostru pentru a vedea care sunt cele mai frecvente provocări de securitate a informaţiilor şi de conformitate şi pentru a afla de ce majoritatea organizaţiilor încă nu folosesc la maxim potenţialul de automatizare.