8 moduri de a imprima în siguranţă cu imprimantele Canon

Soluţiile de imprimare securizată sunt o cerinţă esenţială în mediul de lucru modern. Dorinţa de lucru hibrid şi de soluţii mobile mai relevante continuă să pună presiune pe securitatea reţelelor şi a dispozitivelor lor conectate, inclusiv a imprimantelor.

Indiferent dacă este utilizat pentru a imprima facturi, a copia contracte sau a scana documente sensibile, un multifuncţional continuă să se afle în centrul biroului. Posibilitatea de a oferi acces mai multor utilizatori din mai multe locaţii este convenabilă pentru o companie, dar creşte în acelaşi timp şi riscurile de securitate cibernetică.

Aşadar, cum puteţi produce copii pe hârtie atunci când aveţi nevoie de ele, protejând în acelaşi timp informaţiile confidenţiale şi menţinând securitatea generală a datelor?

După cum explică Zubair Rahim, Specialist în marketing pentru produse la Canon Europe, cele mai recente imprimante Canon MAXIFY şi PIXMA dispun de o gamă de funcţii de imprimare securizată. „Dacă utilizaţi una dintre imprimantele din gama MAXIFY GX, cum ar fi modelele pentru biroul de acasă GX4040 şi GX3040 sau modelele pentru birouri mici GX5040, GX6040 şi GX7040, veţi beneficia nu doar de un randament ridicat, dar şi de un grad ridicat de securitate a imprimării”, spune el.

Respectarea RGPD şi a altor reglementări privind protecţia datelor din întreaga lume impune companiilor obligaţia de a garanta securitatea şi confidenţialitatea informaţiilor personale. Imprimantele prezintă o potenţială vulnerabilitate aici, cu posibilitatea accesului neautorizat la date confidenţiale. Deşi acest lucru depinde mai mult de procesele decât de echipamentele pe care le utilizează o companie, există mai multe funcţii încorporate în cele mai recente imprimante Canon care îmbunătăţesc securitatea imprimării şi reduc riscul de încălcare a cerinţelor de protecţie a datelor.

Aici, subliniem principalii paşi pe care îi puteţi efectua pentru a asigura imprimarea sigură şi protejarea documentelor sensibile.

• Imprimare din cloud şi scanare în cloud în siguranţă prin Cloud Link
• Setaţi o parolă de administrator
• Profitaţi la maximum de interfaţa cu utilizatorul la distanţă
• Monitorizaţi jurnalul de lucrări
• Consolidaţi securitatea cu actualizări automate de firmware
• Activaţi un memento pentru scoaterea originalelor
• Adăugaţi un filigran cu imprimarea unui marcaj/fundal
• Imprimare securizată cu criptare TLS 1.3

Există numeroase riscuri asociate cu păstrarea datelor sensibile pe un calculator sau laptop. Dispozitivul poate fi furat sau accesat neautorizat, iar hardware-ul de stocare a datelor se poate defecta sau poate deveni corupt. Stocarea datelor şi a documentelor în cloud oferă un nivel suplimentar de protecţie şi permite imprimarea şi scanarea în siguranţă în servicii cloud populare, prin Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

„Puteţi accesa Cloud Link de pe ecranul imprimantei, dacă este echipat cu unul, sau utilizând aplicaţia Canon PRINT pe un smartphone”, explică Zubair. „Organizaţiile pot păstra documentele centralizate într-un cont partajat pe Google Drive™, Dropbox™, serviciul Evernote® şi Microsoft OneDrive®, astfel încât nu este nevoie să aveţi mai multe copii stocate local.”

Şi Google Classroom™ este acum încorporat în Cloud Link, oferind profesorilor şi elevilor posibilitatea de a imprima documente partajate şi de a scana de la imprimantă direct într-un folder Google Drive.

O opţiune simplă şi convenabilă este configurarea unei parole de administrator pentru a restricţiona accesul neautorizat la imprimantă pe imprimantele Canon MAXIFY şi PIXMA conectate la reţea. Administratorul poate configura până la 20 de utilizatori autorizaţi pe imprimantă, fiecare dintre aceştia putând primi o parolă individuală. Dacă nu este introdusă parola, ecranul rămâne blocat. Astfel, vă puteţi asigura că imprimanta nu poate fi utilizată sau că setările acesteia nu pot fi modificate de cineva care vine la imprimantă. „Este o funcţie de securitate deosebit de utilă pentru imprimantele aflate într-un spaţiu public”, spune Zubair. „Vă permite să configuraţi toate setările Wi-Fi şi LAN şi să le blocaţi pe toate cu parola de administrator.

Puteţi controla şi ce pot face utilizatorii autorizaţi. Puteţi restricţiona copierea doar la alb-negru, de exemplu, sau puteţi restricţiona funcţiile de scanare, cum ar fi scanarea pe o unitate flash USB (dacă este cazul) sau accesul la cloud de pe ecranul imprimantei.”

Pe lângă activarea funcţiilor de imprimare securizată pe imprimanta în sine, este posibilă administrarea dispozitivului şi a utilizatorilor de la distanţă, utilizând interfaţa Canon cu utilizatorul la distanţă.

Interfaţa cu utilizatorul la distanţă poate fi accesată direct printr-un browser web sau prin aplicaţia Canon PRINT. Aceasta vă permite să configuraţi setările imprimantei, să executaţi activităţi de întreţinere şi, în mod esenţial, să schimbaţi parolele, să restricţionaţi accesul şi să configuraţi protocoale de autentificare pentru securitatea imprimantei.

„Toate aceste protocoale pot fi gestionate prin interfaţa cu utilizatorul la distanţă”, adaugă Zubair. „Setările AirPrint şi Bonjour, precum şi modurile în care utilizatorii pot accesa o imprimantă, pot fi, de asemenea, modificate. Acest lucru poate fi util dacă vă aflaţi într-o locaţie fixă, fie că este un birou sau de o locuinţă, şi doriţi ca doar utilizatorii din acea locaţie să utilizeze respectiva imprimantă – puteţi restricţiona accesul în funcţie de adresa IP şi puteţi permite doar acelor adrese IP pe care le cunoaşteţi şi în care aveţi încredere să se conecteze la dispozitiv.”

Dacă sunteţi administratorul sau utilizatorul principal al unei imprimante şi suspectaţi că cineva foloseşte abuziv dispozitivul sau îl accesează fără permisiune, puteţi verifica acest lucru utilizând jurnalul de lucrări al imprimantei.

„Este un istoric simplu al lucrărilor de imprimare, care vă ajută să urmăriţi orice comportament neobişnuit de imprimare”, explică Zubair. „Aşadar, dacă există o cantitate neobişnuită de lucrări de imprimare sau acestea sunt realizate la momente când ştiţi că nimeni nu trebuia să folosească imprimanta, puteţi (presupunând că aţi configurat o parolă de administrator) să accesaţi jurnalul de lucrări pe ecranul unei imprimante care este echipată cu unul.”

Actualizarea firmware-ului pe un smartphone, o tabletă sau un calculator este o activitate de rutină a vieţii moderne, iar diverse actualizări sunt uneori disponibile şi pentru imprimante.

Anterior, trebuia fie să urmaţi instrucţiunile de pe ecran pentru a instala cel mai recent firmware, fie să verificaţi versiunea firmware a imprimantei pe dispozitiv. Firmware-ul poate fi actualizat şi manual utilizând interfaţa cu utilizatorul la distanţă sau consultând site-ul de asistenţă Canon pentru a vedea dacă a fost lansată o nouă versiune.

„Acum, unele dintre cele mai recente imprimante, cum ar fi Canon MAXIFY GX3040 şi Canon MAXIFY GX4040, au actualizări automate de firmware”, subliniază Zubair. „Aceste modele asigură instalarea celor mai recente actualizări.”

Protejarea informaţiilor sensibile este un aspect important atunci când utilizaţi funcţia de scanare sau copiere a unui multifuncţional. De exemplu, este foarte uşor să lăsaţi din greşeală un document în scanner, iar o persoană neautorizată să-l găsească mai târziu.

Pentru a aborda această problemă, multe multifuncţionale Canon noi oferă acum opţiunea de a seta un memento care vă solicită să luaţi documentul original.

„După ce aţi activat această funcţie”, explică Zubair, „imprimanta va afişa o solicitare pe ecran, precum şi un memento sonor la aproximativ un minut după ce aţi efectuat o scanare sau o copie şi aţi lăsat documentul pe platan.”

Dacă imprimaţi documente confidenţiale, funcţia de imprimare a marcajelor/fundalului a modelelor din gamele de imprimante Canon PIXMA şi MAXIFY oferă securitate suplimentară.

„Este aproape ca şi cum aţi aplica un filigran pe document”, spune Zubair. „Funcţia de marcare vă permite să imprimaţi text foarte deschis la culoare sau un marcaj bitmap în spatele datelor documentului. Puteţi alege o dată, o oră sau un nume de utilizator, de exemplu, permiţându-vă să evidenţiaţi natura sensibilă a documentului şi să urmăriţi şi să identificaţi copii care lipsesc.”

Cea mai recentă versiune a protocolului de criptare Transport Layer Security (TLS) este mai rapidă şi oferă securitate îmbunătăţită atunci când vine vorba de conectarea unei imprimante şi a unui router. Canon a introdus compatibilitatea cu TLS 1.3 pentru Canon MAXIFY GX4040 şi GX3040.

„Versiunea anterioară – TLS 1.2 – este încă sigură şi este cel mai frecvent utilizat protocol de criptare în reţele”, afirmă Zubair, „dar introducem TLS 1.3 pe dispozitivele noastre pentru a ne asigura că dispun de criptarea superioară cu care sunt echipate dispozitivele moderne.”

„Spre deosebire de multe dintre funcţiile interactive de imprimare securizată pe care le-am introdus pe modelele noastre MAXIFY şi PIXMA, se poate ca unii utilizatori să nici nu observe funcţii precum criptarea TLS 1.3 pentru protecţia datelor şi compatibilitatea cu WPA3, care oferă îmbunătăţiri ale conectivităţii şi protecţiei reţelei împotriva riscurilor de securitate, cum ar fi interceptarea şi falsificarea. Adăugăm însă aceste funcţionalităţi în fundal pentru a ne asigura că imprimarea este mai sigură.”

În aceste timpuri în care suntem permanent conectaţi, este important să vă asiguraţi că informaţiile sensibile sunt protejate. Caracteristicile şi funcţiile de securitate ale imprimantelor Canon vă pot ajuta să vă asiguraţi că imprimarea este cât mai sigură posibil, iar informaţiile din documentele imprimate sunt în siguranţă.



Articol scris de Marcus Hawkins