Principalele noastre patru sfaturi pentru o implementare fără probleme a tehnologiei de management al informaţiilor

Decizia de a investi în noi tehnologii pentru a îmbunătăţi fluxul de informaţii într-o organizaţie este un pas important. Însă pasul decisiv este implementarea lor cu succes şi cu întreruperi minime, menţinând în acelaşi timp costurile reduse.

Este important să o facem corect, deoarece implementările dezastruoase de tehnologie ajung în atenţia presei – fie că este vorba de sistemul de evidenţă a pacienţilor al Serviciului Naţional de Sănătate din Regatul Unit, abandonat şi descris drept „cel mai mare eşec IT văzut vreodată”¹, fie de sistemul eşuat de automatizare a gestionării depozitelor de la Sainsbury, de asemenea abandonat ulterior, la un cost de 150 de milioane de lire sterline².

Noua noastră cercetare a analizat răspunsurile a mii de factori de decizie IT pentru a înţelege cum evoluează procesele de afaceri. Aceasta a arătat că, în timpul implementărilor de noi tehnologii, compatibilitatea cu arhitectura existentă a fost votată drept provocarea numărul unu cu care se confruntă factorii de decizie IT.

Astfel de probleme pot compromite complet un proiect de implementare a unei tehnologii noi, într-o perioadă în care multe companii încearcă să devină mai mature din punct de vedere digital. Am constatat chiar că 10 % dintre respondenţi au fost nevoiţi să abandoneze complet o implementare în ultimii câţiva ani.

În acest articol, vom contura patru domenii pe care factorii de decizie IT trebuie să le ia în considerare atunci când implementează o tehnologie nouă. Dacă aceste elemente sunt abordate corect, implementarea are şanse mai mari să fie mai lină şi mai eficientă, permiţând organizaţiilor să înceapă să valorifice rapid beneficiile noilor sisteme.

Ca parte a cercetării noastre pentru raport, am întrebat factorii de decizie IT despre provocările cu care s-au confruntat ultima dată când au întreprins o implementare strategică de tehnologie. Integrarea cu infrastructura IT existentă a fost problema menţionată cel mai frecvent, indicată de 28 % dintre respondenţi.

De aceea, atunci când factorii de decizie IT au în vedere o nouă investiţie, compatibilitatea a reieşit, de asemenea, ca fiind cel mai important criteriu în procesul de achiziţie – chiar mai presus de capacităţile tehnologiei în sine.

Dar, având în vedere timpul, costurile şi provocările asociate cu implementarea de soluţii complet noi, sfatul nostru este să abordaţi achiziţiile strategic, acordând prioritate tehnologiilor scalabile, care vă permit să adăugaţi capacităţi suplimentare pe măsură ce afacerea evoluează, fără noi implementări majore.

Am întrebat factorii de decizie IT despre nivelul de sprijin de care au beneficiat la ultima lor implementare majoră de tehnologie. 61 % au spus că au folosit un furnizor terţ într-o anumită măsură.

Este interesant faptul că nu toate companiile au aceeaşi abordare atunci când caută asistenţă externă. 34 % caută un nivel de sprijin de bază, care să le ofere încrederea necesară pentru a gestiona apoi sarcina pe cont propriu. 35 % caută un parteneriat colaborativ în care responsabilitatea pentru proiect este împărtăşită. Şi, în cele din urmă, 30 % din factorii de decizie IT preferă să lucreze cu un partener care îşi va asuma întreaga responsabilitate pentru proiect, de la început până la sfârşit.

Totul depinde, în realitate, de nevoile şi capacităţile organizaţiei. Organizaţiile mari cu peste 5.000 de angajaţi sunt mai predispuse să opteze pentru o colaborare completă, ceea ce nu este surprinzător având în vedere complexitatea implementării de noi tehnologii în companiile de această dimensiune.

Ideea principală este că nu există o strategie universal valabilă: fiecare companie trebuie să îşi analizeze propriile puncte forte şi slabe înainte de a apela la sprijin extern.

Alegerea potrivită pentru dumneavoastră depinde de priorităţile organizaţiei.

De exemplu, cercetările noastre au arătat că firmele care au gestionat intern ultima implementare majoră de tehnologie au raportat cele mai mici probleme de compatibilitate şi întârzieri – aşadar, dacă viteza este cea mai mare prioritate a dumneavoastră, aceasta ar putea fi cea mai bună opţiune. Totuşi, acest lucru vine cu un cost: un sprijin mai redus pe termen lung, întrucât o cincime dintre respondenţi au simţit că a existat o lipsă de comunicare cu furnizorii, iar unul din şapte a menţionat lipsa asistenţei post-vânzare.

Cei care au optat pentru o colaborare deplină cu un terţ au avut şanse mai mari de a nu raporta nicio dificultate (21 %). Alegerea acestei variante a însemnat, de asemenea, o mai bună asistenţă şi comunicare post-vânzare şi, în mod crucial, doar 5 % au fost nevoiţi să abandoneze proiectul – aproape jumătate din rata implementărilor interne. Un dezavantaj indicat de cercetarea noastră a fost o uşoară creştere a ratei problemelor de funcţionalitate.

Ceea ce este clar este că încercarea de a adopta o abordare mixtă privind asistenţa, fie cu un terţ responsabil iniţial şi apelând apoi la implementare internă, fie invers, ar putea fi problematică. Peste 90 % din factorii de decizie IT care au ales această cale au raportat provocări, iar un număr semnificativ mai mare au fost nevoiţi să abandoneze proiectul. Această abordare a condus, de asemenea, la rate mai mari de probleme, cum ar fi faptul că tehnologia nu este adecvată scopului sau adoptarea scăzută a noilor sisteme de către angajaţi.

Ceea ce este evident pentru orice factor de decizie IT care s-a confruntat cu aceste provocări este că nu toţi partenerii sunt la fel.

Alegerea partenerului potrivit pentru o implementare majoră de tehnologie nu este o decizie uşoară. Multe lucruri depind de ea.

Un partener bun poate colabora cu factorii de decizie IT şi cu diferite divizii ale companiei pentru a atenua unele dintre riscurile de compatibilitate şi de timp asociate cu proiectele mari şi complexe. Dar şi opusul este valabil. După cum am văzut, problemele de compatibilitate şi întârzierile pot fi de fapt exacerbate de colaborarea completă.

Ce ne spune aceasta? Este esenţial ca factorii de decizie IT să colaboreze cu un partener cu expertiză solidă în integrarea soluţiilor şi cunoştinţe de specialitate despre tehnologiile pe care factorii de decizie IT doresc să le adopte. Partenerii potenţiali trebuie să fie capabili să reunească diverse soluţii într-un mod coerent, orchestrând soluţiile pentru a funcţiona în armonie.

O implementare de succes necesită, de asemenea, o înţelegere aprofundată a proceselor de afaceri – în special a modului în care documentele şi informaţiile sunt procesate într-o organizaţie – pentru a elimina orice neplăcere.

În cele din urmă, cel mai bun partener ar trebui să inspire încredere, astfel încât factorii de decizie IT să se poată angaja pe deplin într-un viitor automatizat, valorificând beneficiile unei securităţi şi conformităţi îmbunătăţite, unei productivităţi sporite şi unei experienţe excepţionale a clienţilor.

Nu există soluţii imediate pentru a facilita implementarea noilor tehnologii. Prin natura sa, este un proces dificil, cu probleme de compatibilitate care creează o preocupare constantă.

Dar acele companii care sunt deja mai mature digital, cu o cultură organizaţională care îmbrăţişează noile tehnologii şi idei, sunt bine plasate pentru a reuşi. Iar dacă factorii de decizie IT planifică pentru viitor, aduc sprijinul de care au nevoie şi găsesc un partener care să poată oferi asistenţa potrivită, vor avea cele mai bune şanse posibile de a avea o implementare de succes care să aducă beneficii în întreaga lor organizaţie în anii următori.

La Canon, avem peste 30 de ani de experienţă în ingineria proceselor comerciale, plus implementarea şi orchestrarea soluţiilor. Am ajutat deja peste 2.700 de clienţi din toată Europa să îşi îmbunătăţească managementul informaţiilor. Şi suntem specializaţi în hiperautomatizarea fluxurilor de lucru şi gestionarea digitală a documentelor – aşadar, oriunde vă aflaţi în călătoria de management al informaţiilor, suntem gata să vă ajutăm să treceţi la următoarea etapă.

Descărcaţi acum raportul nostru pentru a afla mai multe despre capcanele frecvente cu care se confruntă companiile în timpul implementărilor de tehnologie şi despre modul în care organizaţiile valorifică tehnologii precum automatizarea pentru o mai bună gestionare a informaţiilor.