De la hârtie la progres: modul în care managementul inteligent al informaţiilor de resurse umane asigură impactul strategic

Dar, în ciuda acestui avânt progresist, care este motivul pentru care metodele de lucru ale departamentelor de resurse umane nu au ţinut pasul? Mai exact, de ce atât de mulţi angajaţi de resurse umane continuă să fotocopieze contracte şi să introducă manual date în foi de calcul ca în 2005?

Chiar dacă schimbările pe scară largă ale politicilor de angajare şi modurilor de lucru în multe companii se bazează pe departamentul de resurse umane şi accelerează evoluţia acestuia de la o funcţie tactică la o prioritate strategică, multe departamente de resurse umane sunt în continuare trase în jos de procese manuale, fluxuri de lucru lente şi sisteme fragmentate.

În ciuda progreselor tehnologiei la locul de muncă, 48 % dintre profesioniştii din domeniul resurselor umane îşi evaluează propriile sisteme de gestionare a informaţiilor ca fiind mediocre sau slabe¹. Mulţi se bazează în continuare pe procese pe hârtie, şiruri de e-mailuri şi foi de calcul pentru a monitoriza înregistrările angajaţilor, conformitatea şi evaluările performanţei. Această ineficienţă iroseşte timp, creşte riscul şi limitează capacitatea departamentului de resurse umane de a oferi valoare strategică.

Pentru ca echipele de resurse umane să contribuie cu cea mai mare valoare în companiile moderne, trebuie să se treacă de la timpul petrecut pentru efectuarea activităţilor ca răspuns la o necesitate la anticiparea necesităţilor comerciale. Pentru aceasta, echipele de resurse umane au nevoie de instrumente pentru a efectua activităţile administrative într-un mod mai eficient şi cu mai puţină supraveghere, astfel încât să aibă timpul necesar să implementeze schimbarea în organizaţii.

Când procesele de resurse umane nu funcţionează, întreaga organizaţie simte impactul.

De exemplu, integrarea nesatisfăcătoare poate lăsa o impresie de durată. Impactul poate fi grav, unul din patru angajaţi simţindu-se dezamăgit în primele trei luni². Sistemele deficitare provoacă, de asemenea, riscuri potenţiale de conformitate, 31 % dintre organizaţii recunoscând că securitatea datelor din departamentul de resurse este inadecvată³. Aceste ineficienţe cresc fluctuaţia personalului, creează riscuri de guvernanţă şi împiedică departamentul de resurse umane să se ocupe de priorităţile strategice.

Echipele de resurse umane petrec în medie cinci sau mai multe ore pe săptămână pentru sarcini administrative⁴ – iar pentru organizaţiile mai mari, această cifră creşte semnificativ. În lipsa unor sisteme digitale eficiente, profesioniştii din domeniul resurselor umane petrec mai mult timp pentru a obţine aprobări, a monitoriza manual conformitatea şi a completa rapoarte, în loc să se concentreze pe strategia privind talentele.

Departamentele de resurse umane gestionează informaţiile sensibile ale angajaţilor, dar multe se bazează în continuare pe foi de calcul separate, înregistrări pe hârtie sau sisteme depăşite. În 2023, numai amenzile GDPR au depăşit 2,1 miliarde € în toată Uniunea Europeană⁵. În lipsa monitorizării sigure şi automatizate a conformităţii în domeniul resurselor umane, organizaţiile se confruntă cu un risc juridic crescut.

Echipele de resurse umane deţin date valoroase despre forţa de muncă, dar adesea nu dispun de instrumentele necesare pentru a analiza şi a acţiona pe baza lor. Pe măsură ce liderii de resurse umane îşi propun să ocupe o poziţie mai strategică în relaţia cu echipele de conducere superioară, accesul în timp real la informaţii despre tendinţele în rândul angajaţilor, lacunele în materie de competenţe şi riscurile legate de retenţie va fi crucial pentru ca procesul decizional să devină proactiv în loc de reactiv⁶.

Organizaţiile de vârf aleg procese de resurse umane automatizate, în principal digitale, care să reducă timpul de administrare, să îmbunătăţească securitatea şi să furnizeze informaţii bazate pe date. Astfel, se bucură de beneficii care le depăşesc cu mult pe cele oferite de administrarea tradiţională a resurselor umane.

Echipele de resurse umane care utilizează automatizarea îşi reduc semnificativ volumul de lucru administrativ. De exemplu, Canon Italia a implementat la nivel intern un sistem digital de gestionare a cazurilor de resurse umane, reducând timpul de administrare cu 15 %, îmbunătăţind în acelaşi timp monitorizarea conformităţii⁷. Sistemele precum portalurile de resurse umane cu autoadministrare le permit angajaţilor să acceseze politicile, să solicite concediu şi să actualizeze înregistrările fără intervenţia manuală a departamentului de resurse umane, ceea ce reduce solicitările cu până la 50 %⁸.

Urmărirea automată a documentelor, monitorizarea conformităţii şi accesul securizat bazat pe roluri la informaţiile de resurse umane reduc semnificativ riscurile de conformitate şi de securitate. S-a înregistrat un progres satisfăcător în acest sens. Peste 53 % dintre liderii IT implementează deja măsuri de securitate automatizate pentru înregistrările HR pentru a preveni accesul neautorizat⁹.

Echipele de resurse umane folosesc o varietate de metode pentru a urmări datele critice ale forţei de muncă, cum ar fi fluctuaţia şi tendinţele în ceea ce priveşte implicarea. Multe dintre aceste metode presupun ca angajaţii de resurse umane să revizuiască manual informaţiile din diferite surse şi compileze rapoarte de stare. Tablourile de bord în timp real oferă acces instantaneu la aceste date, furnizând în acelaşi timp analize predictive pentru a ajuta liderii de resurse umane să anticipeze nevoile de angajare, să identifice riscurile de pierdere a personalului şi să planifice viitoarele lacune de competenţe¹⁰.

Mai presus de toate, departamentul de resurse umane este despre oameni, nu despre procese. O abordare în principal digitală va îmbunătăţi integrarea, monitorizarea performanţei şi accesibilitatea serviciilor de resurse umane, oferind angajaţilor experienţa digitală eficientă la care se aşteaptă. Cercetările Canon arată că firmele care îşi modernizează sistemele de resurse umane înregistrează o creştere de 25 % a satisfacţiei angajaţilor¹¹.

Pentru multe echipe de resurse umane, digitalizarea gestionării informaţiilor poate fi copleşitoare. Vestea bună este că transformarea nu trebuie să fie dificilă sau să se întâmple peste noapte. O abordare structurată şi etapizată asigură succese rapide, punând în acelaşi timp bazele digitalizării pe termen lung.

1. Evaluaţi ineficienţele actuale – Identificaţi blocajele din fluxurile de lucru de resurse umane şi din procesele de urmărire a conformităţii.
2. Selectaţi un sistem informatic integrat pentru resurse umane (HRIS) – Asiguraţi-vă că acesta include funcţii legate de automatizare, analiză şi măsuri de control al accesului securizat.
3. Digitalizaţi şi centralizaţi înregistrările angajaţilor – Treceţi de la stocarea pe hârtie la cea digitală pentru acces mai rapid şi securitate mai bună.
4. Automatizaţi principalele fluxuri de lucru de resurse umane – Începeţi cu domenii precum integrarea, monitorizarea conformităţii şi gestionarea performanţei pentru a înregistra succese rapide.
5. Consolidaţi conformitatea şi securitatea – Implementaţi politici automatizate de păstrare a documentelor, jurnale de audit şi accesul în funcţie de roluri.
6. Sprijiniţi adoptarea prin instruire şi gestionarea schimbării – Asiguraţi-vă că echipele de resurse umane şi angajaţii folosesc cu uşurinţă noile sisteme.

Liderii de resurse umane au o oportunitate unică de a-şi redefini rolul în companie. Nu mai sunt percepuţi ca administratori, ci devin factori strategici, planificatori ai forţei de muncă şi principali factori de decizie. Dar, pentru aceasta, au nevoie de instrumente digitale moderne, care să le permită să se concentreze pe oameni, nu pe documente.

Trecerea la gestionarea inteligentă a informaţiilor nu este un aspect legat doar de eficienţă – este o schimbare fundamentală în modul în care funcţionează departamentul de resurse umane. Cei care se modernizează vor îmbunătăţi experienţa angajaţilor, vor consolida conformitatea şi vor obţine perspectivele necesare pentru a asigura succesul companiei.

Întrebarea nu mai este dacă departamentul de resurse umane ar trebui să se digitalizeze, ci cât de repede se poate mişca organizaţia dumneavoastră.