Supraîncărcare cu date: de ce echipele financiare trebuie să regândească managementul informaţiilor

Deoarece, deşi transformarea digitală a remodelat multe domenii de afaceri, operaţiunile financiare – în special gestionarea conturilor de furnizori – rămân adesea în urmă. Introducerea manuală a datelor, procesele de aprobare fragmentate şi integrarea nesatisfăcătoare a sistemului continuă să constituie blocaje semnificative. Liderii din domeniul financiar recunosc beneficiile automatizării, dar implementarea rămâne inconsecventă, multe echipe automatizându-şi doar parţial fluxurile de lucru.

Cel mai recent raport al tendinţelor de automatizare din domeniul gestionării conturilor de furnizori¹ a arătat că, deşi majoritatea companiilor recunosc nevoia de automatizare, 74 % îşi desfăşoară în continuare activitatea cu procese doar parţial automatizate de contabilitate a furnizorilor. Acest lucru trebuie să se schimbe. Pentru echipele financiare, poate fi demoralizant să lucreze o mare parte din săptămâna de lucru la sarcini administrative, iar liderii din domeniul financiar trebuie să demonstreze că departamentul nu este doar un centru de cost, ci că este esenţial pentru planificare inteligentă, strategie şi luarea deciziilor bazate pe date la cele mai înalte niveluri ale unei firme.

Peste o cincime dintre echipele de contabilitate a furnizorilor sunt în urmă cu multe luni în ceea ce priveşte procesarea facturilor², iar acest lucru contează, deoarece în mediul comercial volatil din prezent, informaţiile despre câte plăţi trebuie să facă firma – şi când trebuie făcute – stau la baza flexibilităţii financiare. În vremuri incerte, firmele cu o vizibilitate scăzută asupra fluxului de numerar se pot afla în imposibilitatea de a reacţiona la schimbările pieţei – şi ar putea avea dificultăţi în accesarea creditelor în condiţii favorabile³.

Liderii din domeniul financiar vor observa beneficii strategice cu implicaţii pe termen lung dacă aleg să treacă la un departament financiar în principal digital, cum ar fi conformitate mai bună şi costuri mai mici, permiţându-le în acelaşi timp profesioniştilor financiari de înaltă calificare să lucreze la o planificare pe termen lung cu valoare mai mare în loc să se ocupe de introducerea manuală a datelor.

Pentru firmele care încă gestionează manual operaţiunile financiare, apar ineficienţe în fiecare etapă. Facturile sosesc în mai multe formate – unele digitale, altele în continuare tipărite – care necesită introducerea manuală a datelor înainte de procesare. Fluxurile de lucru de aprobare sunt adesea lente şi fragmentate, ducând la întârzieri, plăţi omise şi relaţii tensionate cu furnizorii. Iar aceste provocări sunt adesea doar vârful aisbergului.

Conform raportului tendinţelor în domeniul contabilităţii furnizorilor, 60 % din facturi sunt în continuare introduse manual în sistemele ERP sau contabile, iar 52 % dintre profesioniştii din domeniu petrec mai mult de zece ore pe săptămână procesând facturi. Aceste ineficienţe irosesc timp şi creează stres semnificativ pentru echipele financiare, 64 % dintre respondenţi menţionând procesele nesatisfăcătoare ca fiind cea mai mare provocare.

De asemenea, conformitatea devine din ce în ce mai complexă. Amenzile de reglementare în domenii legate de cunoaşterea clientului (KYC) şi gestionarea ciclului de viaţă al clientului (CLM) au crescut cu 53 % în ultimii ani, conform unor cercetări⁴. Fără informaţii structurate şi procese de gestionare financiară pentru a aborda peisajul de reglementare în continuă schimbare, firmele se expun la riscuri financiare şi reputaţionale inutile.

Cu toate acestea, organizaţiile care au adoptat tehnologia modernă în cadrul departamentului financiar prosperă. Cercetările efectuate de Ardent Partners⁵ arată că cele mai bune soluţii de automatizare a contabilităţii furnizorilor reduc costurile de procesare a facturilor cu 79,5 % şi necesită cu o treime mai puţini angajaţi pentru a gestiona fluxurile de lucru de contabilitate a furnizorilor decât soluţiile de nivel mediu.

Liderii financiari cunosc aspectele problematice. Însă depăşirea acestora necesită mai mult decât îmbunătăţiri incrementale ale sistemelor şi proceselor. Este nevoie de o schimbare fundamentală în modul în care informaţiile financiare sunt gestionate, accesate şi procesate. Pe scurt, este nevoie de o gestionare mai inteligentă a informaţiilor.

Organizaţiile care îşi modernizează abordarea în ceea ce priveşte gestionarea informaţiilor pot avea beneficii transformatoare. Dar cum arată acest lucru în practică?

Companiile trebuie să digitalizeze fluxurile de lucru financiare, să automatizeze procesele de aprobare a facturilor şi să centralizeze documentele financiare. Astfel, vor obţine un control mai mare, vor reduce costurile şi vor lua din sarcina echipelor de finanţe activităţile de rutină, permiţându-le să se concentreze pe sarcini cu valoare mai mare.

Unul dintre cele mai importante efecte este viteza de procesare a facturilor. Cercetarea Ardent arată că firmele care utilizează procese de automatizare pentru contabilitatea furnizorilor procesează facturile cu 81 % mai rapid, reducând timpii medii ai ciclului de facturare de la peste 10 la doar 3 zile în cadrul departamentelor financiare de înaltă performanţă.

Pe lângă eficienţa operaţională, o abordare structurată de gestionare a informaţiilor va creşte şi acurateţea şi vizibilitatea informaţiilor financiare. Studiul AP Automation Trends a descoperit că organizaţiile cu fluxuri de lucru complet digitalizate de contabilitate a furnizorilor reduc erorile de procesare cu 73 % şi înregistrează o îmbunătăţire cu 40 % a preciziei raportării financiare. Acest nivel de transparenţă şi precizie permite liderilor financiari să ia decizii bazate pe date, să optimizeze capitalul de lucru şi să consolideze controlul financiar.

Pentru multe echipe financiare, trecerea la un flux de lucru financiar complet digitalizat şi automatizat poate părea o provocare descurajantă. Trecerea de la procesele manuale şi sistemele vechi necesită mai mult decât selectarea tehnologiei potrivite: presupune o abordare structurată şi etapizată, care să se alinieze cu obiectivele comerciale, să atenueze riscul şi să asigure adoptarea eficientă.

Tranziţia la un sistem financiar matur digital nu se va întâmpla într-o zi. Cu toate acestea, urmând un ghid pas cu pas, echipele financiare pot reduce perturbările, pot accelera randamentul investiţiei şi pot crea o bază pentru succesul pe termen lung.

• Pasul 1: identificarea ineficienţelor în domeniul financiar şi al contabilităţii furnizorilor
Înainte de implementarea tehnologiei, companiile ar trebui să auditeze fluxurile de lucru şi activităţile existente, înregistrând ineficienţele, cum ar fi aprobările lente, introducerea manuală a datelor şi vizibilitatea slabă asupra proceselor financiare.

• Pasul 2: alegerea soluţiilor şi furnizorilor potriviţi
Organizaţiile ar trebui să prioritizeze soluţiile şi furnizorii care se potrivesc cel mai bine provocărilor lor interne. Domenii precum procesarea facturilor, automatizarea gestionării contractelor şi soluţiile de gestionare digitală a corespondenţei sunt puncte de pornire obişnuite. Furnizorii de soluţii cu experienţă în aceste domenii nu doar automatizează principalele procese din domeniul financiar, ci, în plus, pot asigura integrarea cu ERP şi sistemele financiare pentru a oferi acces esenţial în timp real la datele financiare din întreaga companie.

• Pasul 3: implementarea în etape
Cele mai reuşite transformări digitale încep adesea prin abordarea zonelor cu impact ridicat. Multe companii încep prin automatizarea fluxurilor de lucru de înregistrare şi aprobare a facturilor, apoi se extind în alte zone. Această abordare etapizată asigură o tranziţie optimă şi o rentabilitate rapidă a investiţiilor.

• Pasul 4: instruirea echipelor şi administrarea schimbării
Realitatea este că automatizarea sistemelor financiare este la fel de eficientă ca echipele care le folosesc. AIIM (Association for Intelligent Information Management)⁶ raportează că firmele care investesc în instruire structurată şi administrarea schimbării înregistrează o rată de succes cu 25 % mai mare în termeni de adoptare a sistemelor. Prin urmare, asigurarea faptului că echipele financiare înţeleg şi adoptă în totalitate fluxurile de lucru digitale este esenţială pentru succesul pe termen lung.

• Pasul 5: monitorizare, optimizare şi extindere
Utilizând tablourile de bord de analiză în timp real, echipele financiare pot urmări îmbunătăţirile în ceea ce priveşte durata ciclului facturilor, reducerea erorilor şi nivelurile de conformitate. Aceste date de performanţă ajută la perfecţionarea suplimentară a fluxurilor de lucru, garantând îmbunătăţiri continue ale proceselor în timp.

Pentru echipele financiare, trecerea la o gestionare mai inteligentă a informaţiilor nu se referă doar la eficienţă, ci şi la rezilienţă, control şi capacitatea de a se adapta la un mediu financiar din ce în ce mai complex. Pe măsură ce companiile continuă să se extindă, fluxurile de lucru manuale, înregistrările financiare izolate şi riscurile de conformitate sunt pur şi simplu de neconceput.

Este timpul ca departamentul financiar să-şi ocupe locul la nivelul superior. Ori de câte ori se ia o decizie comercială importantă, liderii financiari inovatori vor putea oferi informaţii bazate pe date şi consiliere strategică, dând dovadă că valoarea lor depăşeşte cu mult furnizarea unui serviciu simplu de contabilitate.