Cele trei obstacole ascunse din operaţiunile dumneavoastră (şi cum să le depăşiţi)

Liderii de operaţiuni au investit sume semnificative în platforme de planificare a resurselor companiei (ERP), automatizarea fluxurilor de lucru şi instrumente bazate pe cloud, dar mulţi observă în continuare ineficienţe, riscuri de conformitate şi procese fragmentate care încetinesc activitatea.

Deoarece, în prezent, provocarea cu care se confruntă echipele de operaţiuni nu mai este digitalizarea fluxurilor de lucru, ci integrarea acestora în cadrul întregii afaceri pentru a îmbunătăţi eficienţa, a consolida conformitatea şi a creşte agilitatea companiei.

Este clar că tehnologia în sine nu garantează eficienţa. Multe fluxuri de lucru rămân cel puţin parţial manuale, cu date care sunt blocate în compartimente, aprobări întârziate şi monitorizarea conformităţii care necesită supraveghere umană. Deloc surprinzător, 69 % dintre liderii de operaţiuni şi liderii din lanţul de aprovizionare spun că investiţiile lor în tehnologie nu au oferit rezultatele la care se aşteptau¹, potrivit unui studiu realizat de PwC.

Concentrându-se pe trei provocări adesea trecute cu vederea legate de procesele manuale – sistemele separate şi lipsa de vizibilitate în ceea ce priveşte conformitatea – liderii de operaţiuni pot elimina blocajele de informaţii şi pot beneficia de întregul potenţial al investiţiilor lor digitale.

Deşi probabil că majoritatea proceselor pe bază de hârtie au dispărut, ineficienţele persistă în fluxurile de lucru semiautomatizate, în sistemele deconectate şi în punctele oarbe în materie de conformitate. Abordarea acestor provocări nu necesită neapărat mai multă tehnologie, ci o abordare mai inteligentă şi mai conectată a managementului informaţiilor.

În ciuda faptului că trăiesc în medii moderne, digitalizate, mulţi oameni continuă să lucreze cu fluxuri de lucru comerciale critice în moduri din ce în ce mai depăşite. Procese precum aprobarea facturilor, raportarea conformităţii şi gestionarea corespondenţei implică adesea introducerea manuală inutilă a datelor, şiruri de e-mailuri şi foi de calcul separate.

Gestionarea conturilor de plătit este un prim exemplu. Multe echipe de gestionare a conturilor de plătit se bazează în continuare pe e-mail pentru aprobarea facturilor şi pe introducerea manuală a datelor, ceea ce duce ulterior la numeroase întârzieri şi erori costisitoare. În schimb, scanarea, validarea şi aprobarea facturilor prin procese automatizate accelerează fluxul de numerar, îmbunătăţesc acurateţea şi eliberează echipele departamentului financiar pentru a se concentra pe sarcini mai strategice.

Sistemele separate sau compartimentate încetinesc semnificativ operaţiunile. Atunci când sistemele nu sunt integrate în mod optim, angajaţii trebuie să transfere manual datele între sistemul ERP, sistemul de gestionare a relaţiilor cu clienţii (CRM), departamentul financiar şi platformele de gestionare a documentelor. Astfel se produc erori, blocaje şi chiar se pierde mai mult timp.

Procesul de gestionare a contractelor este un caz clasic. Multe companii se bazează în continuare pe e-mail şi foi de calcul pentru a-şi gestiona contractele, ceea ce îngreunează procesele de urmărire a aprobărilor, de control al versiunilor şi de respectare a conformităţii. Automatizarea acestor fluxuri de lucru legate de contracte – de la redactare, la aprobare şi executare – oferă vizibilitate asupra întregului proces, intervale mai scurte de finalizare şi monitorizare continuă a conformităţii.

Cerinţele de reglementare sunt în creştere, dar multe organizaţii nu au vizibilitate asupra riscurilor potenţiale în ceea ce priveşte securitatea documentelor, guvernanţa informaţiilor şi conformitatea generală cu reglementările. De exemplu, 53 % dintre companii nu au drepturi de acces automat la documente², ceea ce creşte semnificativ expunerea acestora la amenzi de reglementare şi publicitate negativă.

O soluţie simplă pentru abordarea aceste provocări este un serviciu de gestionare digitală a corespondenţei, care contribuie la eficientizarea asigurării conformităţii prin înregistrarea şi direcţionarea automată a documentelor primite. Indiferent dacă sunt primite prin e-mail, pe hârtie scanată sau prin formulare digitale. Un serviciu de gestionare digitală a corespondenţei asigură că orice document comercial ajunge imediat la persoana sau echipa potrivită, fără riscul ca informaţiile sensibile să ajungă pe mâini greşite.

Îmbunătăţirea managementului informaţiilor oferă multe beneficii organizaţiei dumneavoastră, îmbunătăţind rezilienţa, agilitatea şi rentabilitatea în cadrul acesteia. Cu toate acestea, după cum s-a explicat în ultima secţiune, chiar şi companiile care au trecut la procese şi fluxuri de lucru digitale se confruntă adesea cu automatizări incomplete, date compartimentate şi lacune de securitate, care împiedică luarea deciziilor. Aşadar, cum pot echipele de operaţiuni să beneficieze de oportunităţile oferite de investiţiile lor în soluţii digitale?

Reducerea intervenţiei manuale în fluxurile de lucru principale poate îmbunătăţi semnificativ eficienţa proceselor comerciale de bază. Conform cercetării Canon³, automatizarea eficientă poate reduce timpii de procesare cu până la 50 % – timp pe care echipele îl pot folosi pentru îmbunătăţiri strategice, mai degrabă decât pentru sarcini repetitive.

Conectarea fluxurilor de lucru de informaţii în cadrul sistemelor comerciale, cum ar fi ERP, CRM şi gestionarea documentelor, va elimina eventualele blocaje, asigurând decizii mai rapide, bazate pe date. Companiile care implementează automatizarea completă au cu 75 % mai multe şanse de a obţine un avantaj competitiv faţă de omologii lor neautomatizaţi⁴.

Alt domeniu în care gestionarea mai inteligentă a informaţiilor joacă un rol esenţial este conformitatea. Doar 51 % dintre echipele IT au raportat că politicile de păstrare a documentelor sunt complet automatizate⁵, ceea ce, desigur, nu doar că măreşte riscul de încălcare a regulilor de conformitate, ci creează şi un volum de lucru enorm pentru echipele care trebuie să gestioneze manual acest proces. Implementând un proces de guvernanţă a informaţiilor la nivelul întregii companii, compania îşi va consolida instantaneu securitatea documentelor, îşi va eficientiza procesul de asigurare a conformităţii şi îşi va reduce expunerea la riscuri legale.

Rezultatul? Cercetările arată că organizaţiile care îşi optimizează fluxurile de informaţii pot reduce costurile operaţionale⁶ cu până la 30 %. Prin simpla optimizare a timpului de procesare a documentelor, eliminarea transferurilor şi automatizarea verificărilor de conformitate, fiecare companie poate reduce costurile, îmbunătăţind în acelaşi timp productivitatea.

Deşi optimizarea digitală poate părea o perspectivă descurajantă, în realitate nu constituie decât o serie de paşi simpli:

1. Evaluaţi fluxurile de lucru curente pentru a identifica blocajele şi intervenţiile manuale care încetinesc operaţiunile.
2. Eliminaţi compartimentările integrând informaţiile în sistemele ERP, CRM şi de conformitate.
3. Automatizaţi procesele cu impact ridicat, cum ar fi aprobarea facturilor, gestionarea contractelor şi direcţionarea instantanee a documentelor, printr-un serviciu de gestionare digitală a corespondenţei.
4. Îmbunătăţiţi securitatea şi conformitatea implementând politici de păstrare automată, măsuri de control al accesului şi iniţiative de guvernanţă la nivelul întregii companii.
5. Colaboraţi cu experţi care ştiu cum să integreze eficient soluţiile de management al informaţiilor.

Următoarea fază a transformării digitale în domeniul operaţiunilor nu înseamnă adoptarea şi mai multor tehnologii. Mai degrabă, trebuie să facem tehnologia să funcţioneze mai inteligent. Companiile care reuşesc să elimine decalajul de eficienţă – automatizând inteligent, integrându-şi sistemele şi asigurând un flux de date fără întreruperi în întreaga companie – vor obţine un avantaj esenţial în ceea ce priveşte viteza, economiile de costuri şi rezilienţa operaţională.

Cel mai important este să se identifice oportunităţile de automatizare a principalelor fluxuri de lucru, să se conecteze sistemele IT discordante din întreaga companie şi să se reducă dependenţa de asigurarea conformităţii în mod manual. Doar astfel vor putea companiile să conecteze toate elementele şi să înceapă să profite la maximum de transformarea lor digitală.

Managementul eficient al informaţiilor nu este doar un ideal înalt, este o resursă strategică căreia orice organizaţie trebuie să-i acorde atenţie. Acesta asigură un impact măsurabil în cadrul companiei. Iar cu soluţiile potrivite, cum ar fi serviciile de gestionare digitală a corespondenţei, gestionarea contractelor şi automatizarea gestionării conturilor de plătit, organizaţiile pot în sfârşit să înceapă să renunţe la fluxurile de lucru fragmentate pentru a construi modelul operaţional al viitorului.