O nouă imagine a productivităţii, securităţii şi eficienţei bazate pe cloud pentru angajaţii din zilele noastre

Introducerea modului de lucru hibrid a produs o revoluţie discretă în multe domenii. Angajaţii lucrează acum adeseori din mai multe locuri, inclusiv de la birou, de acasă, din spaţii de co-working sau chiar în deplasare, folosind dispozitive mobile.

Profitând de adoptarea aproape universală a soluţiilor cloud şi de accesul tot mai frecvent la digitalizare şi automatizare, angajaţii au acum oportunităţi fără egal de a procesa documentele în modurile care li se potrivesc cel mai bine.

Capacitatea de a imprima pe diferite dispozitive, în diferite locuri şi de a scana documente confidenţiale în siguranţă este esenţială pentru nişte procese comerciale eficiente; în plus, permite înregistrarea, recuperarea şi arhivarea documentelor în mod eficient, fără a compromite securitatea informaţiilor.

Ca lideri de piaţă în imprimare şi gestionarea documentelor, recunoaştem că acţiunile obişnuite de imprimare şi scanare ale angajaţilor de la birou nu folosesc întotdeauna pe deplin soluţiile cloud existente ale organizaţiilor lor, iar acelaşi lucru e valabil şi în privinţa utilizării capacităţilor complete ale dispozitivelor de imprimare şi scanare. Aceasta înseamnă că investiţiile companiilor în tehnologia cloud nu sunt maximizate.

Aducând modificări simple modului în care angajaţii imprimă şi scanează, organizaţiile pot spori productivitatea, economisind timp cu activităţile laborioase şi repetitive şi sporind securitatea informaţiilor şi a documentelor. O organizaţie mai eficientă poate susţine şi progresul spre obiectivele de sustenabilitate.

Recunoaşteţi aceste provocări?

• Trebuie să mergeţi regulat la birou ca să imprimaţi documente sau să duceţi formulare importante la procesat.
• Trebuie să vă trimiteţi documente pe adresa de e-mail şi apoi să le trimiteţi colegilor ca ataşamente sau primiţi documente în acelaşi mod.
• Trebuie să stocaţi documente potenţial confidenţiale, precum CV-uri sau contracte, pe calculator.
• Vă este greu să găsiţi un document, să vă amintiţi cum l-aţi denumit sau unde l-aţi stocat.
• Scanaţi teancuri de documente folosind funcţia de scanare normală a multifuncţionalului de la birou, apoi trebuie să separaţi fişierele şi să le denumiţi manual la birou.

Scanarea în cloud îmbunătăţeşte instantaneu gestionarea documentelor, deoarece documentele se încarcă automat într-un spaţiu de stocare cloud central. Astfel, devine mai uşor să căutaţi, să accesaţi şi să recuperaţi informaţiile, îmbunătăţind colaborarea, fiindcă echipele pot să acceseze şi să distribuie rapid documentele scanate, indiferent de unde lucrează.

Rapoarte suplimentare arată că angajaţii pot pierde până la două ore pe zi căutând informaţii şi peste 76 % dintre ei recunosc că păstrează copii locale ale documentelor. Acest lucru împiedică colaborarea.

Deoarece digitalizarea reduce cantitatea de hârtie utilizată, ajută totodată organizaţiile să devină mai sustenabile, oferind economii de costuri în ce priveşte hârtia, imprimarea şi stocarea fizică.

În final, stocarea locală a documentelor confidenţiale şi distribuirea lor prin e-mail poate avea consecinţe potenţial catastrofale pentru o organizaţie dacă securitatea este compromisă, deoarece mai multe copii negestionate ale documentelor sunt împrăştiate pe diverse dispozitive, în diferite locuri.

Pentru a aborda aceste probleme, combinaţia dintre dispozitivele noastre multifuncţionale Canon premiate cu tehnologie cloud şi soluţiile noastre inovatoare de conectivitate la cloud oferă o integrare completă cu toate soluţiile populare de stocare în cloud folosite în afaceri în zilele noastre, inclusiv OneDrive for Business, SharePoint şi Teams de la Microsoft, Google Workspace şi DropBox.

Soluţiile Canon de conectivitate la cloud răspund unei game largi de nevoi profesionale, susţinând comportamente mai productive de imprimare şi scanare, de la nivelul individual până la cel al marilor întreprinderi:

• Canon Cloud Connector
• O soluţie de bază pentru organizaţii mai mici, care susţine imprimarea şi scanarea în cloud cu resurse IT minime.
• uniFLOW Essentials
• Pentru clienţii care au nevoie de imprimare sigură şi de funcţii suplimentare de gestionare a documentelor, precum contabilizarea, dispozitivele centralizate şi gestionarea utilizatorilor.
• uniFLOW Online
• O soluţie de imprimare şi scanare bazată pe cloud care susţine lucrul hibrid fluid, o gamă mai mare de dispozitive şi acceptă mai mulţi furnizori. În plus, oferă opţiuni de scanare complexe, inclusiv scanarea pe loturi a mai multor documente sau înregistrarea şi indexarea documentelor pe baza datelor pe care le conţin, pentru procesare ulterioară. În final, nu există o soluţie universală de conectivitate la cloud. Totul depinde de nevoile individuale ale organizaţiei. Ce fluxuri de lucru aveţi? Cât de mare este organizaţia dumneavoastră? Ce sistem de lucru hibrid folosiţi? Fie că e vorba de dispozitive, soluţii sau servicii de imprimare şi scanare în cloud, portofoliul serviciilor de transformare digitală Canon vă poate ajuta să vă folosiţi la maximum investiţiile existente, inclusiv soluţia preferată de stocare în cloud, să deblocaţi productivitatea şi să consolidaţi securitatea informaţiilor în toată organizaţia.