Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: un alt mod de a realiza lucrurile

Provocarea

DWF LLP este una dintre poveştile de succes ale firmelor de avocatură din Regatul Unit, dezvoltându-se rapid dintr-un cabinet de patru persoane într-o companie cu peste 2.300 de angajaţi în 13 birouri internaţionale. Compania doreşte să îşi consolideze succesul urcând pe scara ierarhică a firmelor de avocatură pentru a deveni una dintre cele mai importante 15 firme – un obiectiv care înseamnă mult mai mult decât performanţă financiară.

Pentru Andrew Leaitherland, asociat şi director executiv, „Marea noastră oportunitate este să facem lucrurile altfel.” Această filosofie influenţează cele trei obiective strategice ale companiei: să ofere servicii mai bune clienţilor, să lucreze mai profitabil şi să ofere un mediu care atrage cei mai buni angajaţi şi le permite să lucreze la potenţial maxim. Într-o industrie dominată de procese cu consum ridicat de hârtie, gestionarea digitală a imprimării şi informaţiilor este esenţială pentru a atinge aceste obiective.

„Industria este cufundată în metode de lucru tradiţionale,” explică Janice Moores, Manager achiziţii şi livrare servicii la DWF. „Depăşirea proceselor din domeniul juridic, care consumă timp şi resurse, ne oferă un avantaj competitiv semnificativ.” Prin urmare DWF a decis să digitalizeze procesele sale principale de afaceri şi să creeze un mediu de lucru mai flexibil. În termeni practici, trebuia să gestioneze costurile şi complexitatea implicate de generarea a 57 de milioane de pagini imprimate pe an. De asemenea, compania trebuia să respecte cerinţele de reglementare stricte din domeniu, pentru a proteja datele sensibile ale clienţilor.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Canon şi-a acordat timp pentru a înţelege nevoile unice şi viziunea organizaţiei noastre, iar serviciile sale de consultanţă ne-au ajutat să identificăm zonele în care tehnologia ne-ar ajuta să lucrăm mai inteligent."

Soluţia Canon

Lucrând îndeaproape cu DWF, Canon a conceput o nouă strategie pentru documente revizuind infrastructura sa de imprimare la nivelul întregii companii. A implementat accesul mobil la documente, imprimarea mobilă şi o cameră de corespondenţă digitală care digitalizează şi livrează automat toate documentele trimise prin poştă, direct în căsuţa poştală a destinatarului, în format e-mail. Concepută pentru a ajuta personalul să lucreze flexibil – indiferent dacă este în deplasare sau lucrează de la un birou mobil dintr-o altă locaţie – soluţia pentru documente a inclus şi o identificare securizată şi un sistem de eliberare a lucrărilor pentru a consolida securitatea informaţiilor.

"Canon ne-a provocat să privim dincolo de limitele tipice ale industriei în care ne desfăşurăm activitatea şi a adresat întrebări dificile despre ceea ce dorim să obţinem ca întreprindere. Împreună, am putut realiza lucruri pe care niciun alt cabinet de avocatură nu le-a putut realiza."

Avantaje

Poate cel mai mare impact al transformării digitale a companiei a fost resimţit de angajaţii DWF, care dispun acum de instrumentele necesare pentru a lucra eficient, indiferent de locaţie. Acest lucru diferenţiază compania de concurenţă în privinţa serviciilor oferite clienţilor, aşa cum explică Moores: „Permiţând utilizatorilor noştri să acceseze informaţii şi procese de afaceri esenţiale oriunde s-ar afla, încurajăm eficienţa şi oferirea de valoare adăugată clienţilor noştri.”

Mai aproape de casă, spaţiul de birouri DWF este acum un mediu mai axat pe colaborare, deoarece infrastructura de imprimare permite clienţilor să lucreze de la distanţă şi să imprime de la birourile DWF. Moores comentează „Faptul că clienţii noştri pot veni la oricare dintre birourile noastre şi îşi pot desfăşura activitatea ca şi cum ar fi biroul lor este ceva ce aproape niciun alt cabinet de avocatură nu a putut oferi.”

Beneficiile camerei de corespondenţă digitale Canon au fost la fel de impresionante. Pe lângă faptul că a permis circularea mai lină a informaţiilor în companie, DWF estimează că soluţia va avea rentabilitate în doi ani şi va reprezenta o economie de costuri permanentă de până la 1 milion £ anual.

Având documentele stocate, copiate şi securizate digital, modul în care oamenii caută şi arhivează informaţii s-a transformat complet. Angajaţii pot lucra acum mai rapid şi mai eficient, iar nevoia redusă de documente pe hârtie a dus la economii uriaşe de spaţiu în birouri, costurile de depozitare fizică fiind reduse cu peste 50%.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Inovaţia nu afectează costul securităţii, totuşi, întreaga suită de soluţii este certificată conform celui mai strict standard internaţional privind managementul securităţii informaţiilor, ISO 27001. Susţinând monitorizarea şi raportarea obiectivelor de mediu, contribuie chiar şi la reducerea amprentei de carbon a DWF şi asigură acreditarea generală a companiei conform ISO 14001.

Abordarea funcţionează cu siguranţă: în 2014, The Financial Times a recunoscut faptul că firma este una dintre cele mai inovatoare din Europa. Aşa cum concluzionează Moores:

"Fiecare decizie şi soluţie ne-a ajutat să ne îmbunătăţim serviciile pe care le oferim clienţilor noştri, modul în care lucrează personalul şi să oferim un mediu care atrage cele mai talentate persoane. Canon ne-a ajutat să creăm un mediu de lucru perfect funcţional, fără egal, în toate cele 13 birouri. Ne putem axa pe furnizarea celor mai bune servicii de consiliere şi avem convingerea că firma noastră se află pe mâna experţilor."

Aflaţi mai multe

Contactaţi-ne

Descoperiţi cum vă putem ajuta să vă transformaţi afacerea

Aflaţi mai multe

  • Canon
  • Studiu de caz - Transformare digitală DWF